Stellen Sie sich vor, Ihre E-Mails und Geschäftsbriefe müssten plötzlich einem Dresscode folgen. Genau das ist die DIN 5008 – ein Regelwerk, das festlegt, wie Ihre geschäftliche Kommunikation “gekleidet” sein sollte, um professionell und einheitlich aufzutreten. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die wichtigsten Änderungen und wie sie Ihre tägliche Arbeit beeinflussen.

Wichtig ist: Die DIN 5008 ist kein Gesetz. Sie müssen sich nicht an die Empfehlungen halten.

Fassen wir einmal grob zusammen:

• Die DIN 5008 gibt es seit über 70 Jahren.
• Der Arbeitsausschuss Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen des Deutschen Instituts für Normung (DIN) e. V. überprüft die Regeln etwa alle fünf Jahre. Die letzte Aktualisierung erfolgte im Jahr 2020.
• Die DIN 5008 ist die anerkannte Norm für schriftliche Dokumente im geschäftlichen Bereich und definiert nun auch Regeln für den Umgang mit Informationen.
• Die Norm umfasst die einheitliche Verwendung von Schriftzeichen und die Gestaltung von Schriftstücken, um Übersichtlichkeit und Zweckmäßigkeit zu gewährleisten.
• Sie trägt der zunehmenden Digitalisierung Rechnung, indem sie sowohl analoge als auch digitale Medien einheitlich und übersichtlich gestaltet.

Ernsthaft?

Was mich überrascht hat: Es gibt keine Möglichkeit, die vollständige DIN 5008 kostenlos herunterzuladen oder einzusehen. Es ist eine urheberrechtlich geschützte Norm, die vom Deutschen Institut für Normung (DIN) herausgegeben wird. Um das komplette Regelwerk zu erhalten, kann man die aktuelle Version direkt beim Beuth Verlag, dem offiziellen Vertriebspartner des DIN, kostenpflichtig erwerben. Für über 200 Euro. Uff. Schade eigentlich.

Geschäftsbrief nach DIN 5008

Für die geschäftliche Kommunikation gibt es klare Vorgaben:

• Wie gestaltet man das Adressfeld?
• Wie schreibt man (internationale) Telefonnummern?
• Wo kommen Betreff, Datum und Infoblock hin?
• Was ist mit dem Anhang?

Bevor Sie sich alles mühsam selbst erarbeiten, mein Tipp: Laden Sie sich einfach eine DIN 5008 Vorlage (Word) herunter.
Diese finden Sie hier: Muster-Geschäftsbrief nach DIN 5008 

DIN 5008: Praktische Umsetzung

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft die E-Mail-Signatur. Diese gilt nun als vollwertige digitale Visitenkarte. Neben den üblichen Angaben wie Name, Firma und Telefonnummer muss nun auch die eigene E-Mail-Adresse in die Signatur aufgenommen werden. Dies mag auf den ersten Blick überflüssig erscheinen, ist aber besonders wichtig, wenn Ihre E-Mail-Adresse nicht dem üblichen Format “vorname.nachname@firma.de” entspricht. Bedenken Sie: E-Mails werden häufig weitergeleitet, sodass Ihre Adresse immer präsent ist.

Ein wichtiger Aspekt der neuen Versionen der DIN 5008 ist die Berücksichtigung der Barrierefreiheit. Dazu gehören Empfehlungen zur Verwendung von kontrastreichen Farben, gut lesbaren Schriften und einer klaren Struktur in Dokumenten. Auch die Kompatibilität mit Screenreadern sollte bei der Erstellung digitaler Dokumente berücksichtigt werden.

Weitere Punkte:

• Dateiablage: Für die Dateiablage empfiehlt der Standard maximal vier Ebenen mit jeweils maximal zehn Unterordnern, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.
• Präsentationen und Protokolle: Die neuen Regeln umfassen auch die Gestaltung von Bildschirmpräsentationen und Protokollen.
  • Präsentationen sollten dem Anlass entsprechend gestaltet werden. Ihre PowerPoint-Folien sollten immer der Corporate Identity entsprechen. Das bedeutet: Schluss mit wildem Farbenchaos und Schriftmischmasch. Einheitlichkeit und Professionalität sind gefragt.
  • Protokolle sollten bestimmte Angaben wie Datum, Ort, Teilnehmer und besprochene Inhalte enthalten, um Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
• Tabellen und Texttabellen: Der Standard enthält Empfehlungen zum Umgang mit Tabellen, insbesondere Texttabellen, die dem Corporate Design entsprechen sollten.
• Formulare und Checklisten: Auch für Formulare und Checklisten gibt die DIN 5008 Empfehlungen, um die spätere Auswertung der gesammelten Daten zu erleichtern.

Alle Informationen zur DIN 5008 finden Sie auf der Themenseite von DIN Media.

DIN 5008: Das Datum

Die DIN 5008 empfiehlt für Datumsangaben weiterhin die in Deutschland übliche Schreibweise Tag.Monat.Jahr, also 24.07.2024. Diese Form ist im nationalen Gebrauch Standard und wird für die meisten geschäftlichen Kommunikationen verwendet.

Für den internationalen Gebrauch und in technischem Kontext wird die Schreibweise nach ISO 8601 (Jahr-Monat-Tag, also 2024-07-24) empfohlen. Diese internationale Norm bietet Vorteile in der globalen Kommunikation und bei der Datenverarbeitung, da sie Verwechslungen vermeidet und eine eindeutige chronologische Sortierung ermöglicht.

Fazit

Die DIN 5008 mag auf den ersten Blick wie ein strenges Regelwerk erscheinen, in Wirklichkeit ist sie Ihr Verbündeter für eine klare, professionelle und einheitliche Kommunikation. Sie hilft Ihnen, im Geschäftsleben immer gut „angezogen“ zu sein – ob in E-Mails, Briefen oder Präsentationen. Eine gut gestaltete Nachricht ist wie ein gut geschnittener Anzug. Sie macht Eindruck, ohne aufdringlich zu sein. Kleiden Sie Ihre Kommunikation nach DIN 5008 und beeindrucken Sie Ihre Geschäftspartner mit Stil und Professionalität!

 

Sie brauchen Hilfe bei Ihren Geschäftsdokumenten?

Ob Brief, Powerpoint-Präsentation oder ein Geschäftsbericht – die Korrektureule steht Ihnen jederzeit gern mit Rat und Tat zur Seite. Auch kurzfristig.
Schicken Sie mir einfach ein virtuelles Brieftäubchen an info@korrektureule.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.
Gerne können wir auch kurz telefonieren oder uns per Videocall (MS-Teams, Skype, Zoom etc.) abstimmen. Hier können Sie direkt einen Gesprächstermin buchen.
Die Korrektureule freut sich auf Ihre Nachricht.